1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales es:
- Responsable: Datexbio, S.L.
- NIF: B56930068
- Domicilio: Avinguda Meridiana 100-102, 4.º 1.ª, 08018 Barcelona, España
- Correo electrónico: estadistica@datexbio.com
- Teléfono: +34 677 64 89 79
- Sitio web: https://datexbio.com/
En adelante, Datexbio, S.L. podrá denominarse «Datexbio».
2. Ámbito de aplicación
Esta Política de privacidad se aplica al tratamiento de datos personales realizado a través de:
- El sitio web https://datexbio.com/
- Los formularios de contacto y solicitud de presupuesto.
- Las reservas de reuniones.
- Las suscripciones a comunicaciones y newsletters.
- La descarga de recursos.
- La contratación de cursos, formaciones y servicios profesionales.
- Los servicios y asistentes digitales ofrecidos bajo la marca Datexbio.
- Las comunicaciones mantenidas mediante correo electrónico, teléfono, videoconferencia, WhatsApp o redes sociales.
Datexbio actúa como responsable del tratamiento de los datos de las personas usuarias, clientes, potenciales clientes, suscriptoras y contactos profesionales.
Cuando, en el marco de un proyecto profesional personalizado, Datexbio trate datos personales por cuenta de un hospital, universidad, centro de investigación, empresa, fundación u otra entidad, Datexbio podrá actuar como encargada del tratamiento. En estos casos, el tratamiento se regulará mediante el correspondiente contrato de encargo del tratamiento y conforme a las instrucciones de la entidad responsable.
3. Principios aplicados al tratamiento
Datexbio tratará los datos personales de acuerdo con los principios de licitud, lealtad, transparencia, limitación de la finalidad, minimización, exactitud, limitación del plazo de conservación, integridad y confidencialidad.
Solo se solicitarán los datos adecuados y necesarios para cada finalidad y no se utilizarán para finalidades incompatibles con aquellas para las que fueron recogidos.
4. Datos personales tratados
Dependiendo de la relación mantenida con Datexbio y de los servicios utilizados, podrán tratarse las siguientes categorías de datos:
4.1. Datos identificativos y de contacto
- Nombre y apellidos.
- Correo electrónico.
- Teléfono.
- Organización, institución o empresa.
- Cargo o actividad profesional.
- Dirección postal, cuando sea necesaria.
4.2. Datos profesionales y comerciales
- Información sobre el proyecto, tesis, protocolo, estudio o necesidad planteada.
- Servicio solicitado.
- Presupuestos, propuestas y comunicaciones mantenidas.
- Información aportada para preparar o prestar el servicio.
- Historial de contratación y atención al cliente.
4.3. Datos de facturación y pago
- Nombre o razón social.
- NIF u otro identificador fiscal.
- Domicilio fiscal.
- Datos necesarios para emitir facturas.
- Importe, fecha, estado y referencia de la operación.
Cuando el pago se realice mediante una plataforma externa como Stripe, Datexbio no recibe ni conserva los datos completos de la tarjeta bancaria. Estos son tratados directamente por el proveedor de pagos conforme a sus propias condiciones y medidas de seguridad.
4.4. Datos relacionados con comunicaciones y marketing
- Nombre y correo electrónico.
- Fecha y procedencia de la suscripción.
- Consentimientos otorgados.
- Preferencias o intereses manifestados.
- Información técnica sobre la entrega, apertura o interacción con los correos, cuando esta funcionalidad esté activada y resulte legalmente aplicable.
4.5. Datos técnicos
- Dirección IP.
- Tipo de navegador y dispositivo.
- Sistema operativo.
- Fecha y hora de acceso.
- Identificadores técnicos y registros de actividad.
- Incidencias, errores y eventos de seguridad.
- Preferencias de cookies y consentimientos.
4.6. Datos tratados por los asistentes digitales
Según el servicio utilizado, podrán tratarse:
- Correo electrónico y datos necesarios para verificar el acceso.
- Información facilitada durante la entrevista o formulario inicial.
- Pregunta de investigación o descripción del estudio.
- Protocolos, manuscritos u otros documentos aportados.
- Versiones corregidas de los documentos.
- Informes, archivos y resultados generados.
- Estado técnico necesario para mantener el proceso y permitir las funcionalidades contratadas.
- Datos de pago, referencia de la contratación y estado de la entrega.
- Comunicaciones relacionadas con soporte o incidencias.
4.7. Datos obtenidos mediante reuniones y comunicaciones
Cuando una persona reserve una reunión o contacte mediante correo electrónico, teléfono, videoconferencia, WhatsApp o redes sociales, podrán tratarse los datos identificativos, profesionales y de contacto que facilite, así como el contenido de la comunicación.
5. Procedencia de los datos
Como regla general, los datos se obtienen directamente de la persona interesada.
También pueden ser facilitados por:
- La organización para la que trabaja la persona interesada.
- Una entidad que contrata a Datexbio y designa personas de contacto.
- Plataformas de pago, reserva, correo o comunicación utilizadas por la persona interesada.
- Fuentes públicas profesionales, cuando sea necesario para gestionar una relación profesional legítima.
Quien facilite datos de otra persona deberá contar con autorización suficiente y haberle informado previamente de esta Política de privacidad cuando resulte necesario.
6. Finalidades, bases jurídicas y conservación
6.1. Consultas, reuniones y solicitudes de presupuesto
Los datos se tratarán para:
- Responder consultas.
- Organizar reuniones.
- Conocer las necesidades del proyecto.
- Preparar y enviar propuestas o presupuestos.
- Realizar el seguimiento solicitado.
La base jurídica será la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por la persona interesada y, en consultas generales, el interés legítimo de Datexbio en responder y gestionar sus comunicaciones.
Si finalmente no se formaliza ninguna relación, los datos se conservarán durante un máximo de 12 meses desde la última comunicación, salvo que sea necesario mantenerlos durante más tiempo para atender una reclamación o cumplir una obligación legal.
6.2. Prestación de servicios profesionales
Los datos se tratarán para:
- Gestionar la relación contractual.
- Planificar y prestar los servicios contratados.
- Mantener las comunicaciones necesarias.
- Elaborar y entregar los trabajos acordados.
- Gestionar reuniones, revisiones e incidencias.
- Acreditar el cumplimiento del servicio.
La base jurídica será la ejecución del contrato o la aplicación de medidas precontractuales.
Los datos se conservarán durante la relación contractual. Tras su finalización, se conservarán debidamente bloqueados durante los plazos necesarios para atender posibles responsabilidades legales.
Las facturas y la documentación contable y mercantil se conservarán durante un máximo de seis años, sin perjuicio de otros plazos legales aplicables.
Los archivos de investigación y bases de datos tratados dentro de proyectos personalizados se conservarán durante el plazo acordado con el cliente y se eliminarán o devolverán conforme al contrato y, cuando corresponda, al acuerdo de encargo del tratamiento.
6.3. Asistentes digitales de Datexbio
Los datos facilitados mediante los asistentes digitales de Datexbio podrán tratarse para:
- Verificar la identidad o el correo electrónico de la persona usuaria.
- Gestionar el acceso y la contratación.
- Recoger la información y los archivos necesarios para prestar el servicio.
- Procesar automáticamente la solicitud.
- Generar y entregar informes, resultados u otros archivos.
- Permitir revisiones, correcciones o funcionalidades adicionales cuando estén incluidas.
- Gestionar pagos, comunicaciones e incidencias.
- Mantener la seguridad y prevenir usos fraudulentos.
- Acreditar la contratación y entrega del servicio.
La base jurídica principal será la ejecución del contrato o la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por la persona interesada. El tratamiento de los registros técnicos y de seguridad se basará en el interés legítimo de Datexbio en proteger sus servicios, prevenir el fraude y resolver incidencias.
Cada asistente informará, antes de que la persona usuaria facilite sus datos o archivos, sobre:
- Los datos y documentos necesarios para utilizarlo.
- La finalidad concreta del tratamiento.
- Los resultados o archivos que se generarán.
- Las revisiones o funcionalidades adicionales incluidas.
- El plazo durante el cual se conservarán los datos, documentos, resultados y estado técnico.
- Los proveedores tecnológicos específicos que intervengan, cuando resulte necesario.
- Las consecuencias de solicitar la eliminación anticipada de los datos.
- Cualquier limitación o condición específica relacionada con la privacidad.
Esta información estará disponible en las condiciones particulares del asistente y, cuando corresponda, junto al formulario de acceso, contratación o subida de archivos.
Salvo que las condiciones particulares del asistente establezcan otro plazo, los datos introducidos, los archivos aportados, los resultados generados y el estado técnico asociado se eliminarán de los sistemas activos en un máximo de 30 días desde la entrega final.
Cuando el servicio incluya un periodo para aportar una versión corregida, realizar una segunda revisión o utilizar otra funcionalidad posterior, los archivos necesarios podrán conservarse durante el plazo específico indicado en sus condiciones particulares.
Una vez finalizado dicho plazo, los documentos, resultados y estado técnico se eliminarán de los sistemas activos. Las copias de seguridad aisladas se sobrescribirán conforme a su ciclo técnico y no se utilizarán para otras finalidades.
La persona usuaria podrá solicitar la eliminación anticipada de sus documentos. Cuando dichos archivos sean necesarios para una funcionalidad pendiente, su eliminación supondrá que esta ya no podrá utilizarse.
Estos plazos no afectan a las facturas, referencias de pago y datos mínimos necesarios para acreditar la contratación y el cumplimiento del servicio, que se conservarán durante los plazos legalmente aplicables.
Las copias descargadas por la persona usuaria o almacenadas en su propio dispositivo, correo electrónico o sistemas quedan fuera del control de Datexbio.
6.4. Recursos gratuitos
Cuando una persona solicite la descarga de un recurso, su correo electrónico se utilizará para enviarle el contenido solicitado.
La base jurídica será la atención de su petición.
La descarga de un recurso no implica por sí sola la autorización para recibir comunicaciones comerciales. Estas comunicaciones solo se enviarán cuando la persona haya marcado una casilla específica y voluntaria de suscripción.
6.5. Newsletter y comunicaciones comerciales
Cuando la persona interesada lo autorice expresamente, sus datos se tratarán para enviarle:
- Publicaciones y contenidos sobre investigación en salud.
- Novedades de Datexbio.
- Información sobre recursos, cursos y servicios.
- Promociones comerciales ocasionales.
La base jurídica será el consentimiento.
Los datos se conservarán mientras la suscripción permanezca activa. La persona interesada podrá darse de baja en cualquier momento mediante el enlace incluido en cada correo o escribiendo a estadistica@datexbio.com.
La retirada del consentimiento no afectará a la licitud del tratamiento realizado anteriormente.
Tras la baja, Datexbio podrá conservar bloqueados los datos mínimos necesarios para demostrar que se atendió la solicitud y evitar nuevos envíos no autorizados.
6.6. Cursos, formaciones y comunidades
Los datos se tratarán para gestionar la inscripción, el acceso, el pago, las comunicaciones, la participación y la prestación de las actividades contratadas.
La base jurídica será la ejecución del contrato. Cuando se envíen comunicaciones comerciales no necesarias para la formación, la base será el consentimiento.
Los datos se conservarán durante la prestación y, posteriormente, durante los plazos necesarios para atender responsabilidades. La documentación de facturación se conservará durante los plazos legales.
6.7. Testimonios, imágenes y casos de éxito
Los testimonios, imágenes o datos identificativos de clientes solo se publicarán cuando exista autorización suficiente.
La base jurídica será el consentimiento de la persona interesada o la autorización de la entidad correspondiente.
Se mantendrán publicados mientras siga vigente la autorización. La persona interesada podrá retirarla en cualquier momento, sin que ello afecte a los usos realizados legítimamente antes de la retirada.
6.8. Redes sociales
Datexbio podrá tratar la información de las personas que sigan, mencionen o interactúen con sus perfiles oficiales para gestionar su presencia en redes sociales, responder mensajes y conocer la interacción con sus publicaciones.
La base jurídica será el interés legítimo en gestionar la comunicación y la relación establecida voluntariamente por la persona usuaria dentro de la red social.
Los datos también serán tratados por la plataforma correspondiente conforme a su propia política de privacidad.
6.9. Seguridad y prevención del fraude
Los registros técnicos podrán utilizarse para:
- Mantener la seguridad de la web y de los asistentes.
- Detectar accesos indebidos.
- Prevenir fraude y abuso.
- Diagnosticar errores.
- Resolver incidencias.
- Defender los derechos de Datexbio y de las personas usuarias.
La base jurídica será el interés legítimo de Datexbio en proteger sus sistemas y servicios.
Los registros técnicos de seguridad se conservarán, con carácter general, durante un máximo de 12 meses, salvo que estén relacionados con una incidencia, fraude o reclamación que justifique su conservación durante más tiempo.
Estos registros no incluirán el contenido de los documentos aportados, salvo cuando resulte estrictamente necesario para investigar una incidencia concreta.
6.10. Cookies y medición de la web
Las cookies técnicas necesarias se utilizarán para permitir el funcionamiento y la seguridad de la web.
Las cookies analíticas, publicitarias o de terceros que no sean necesarias solo se instalarán cuando la persona usuaria haya prestado su consentimiento mediante el panel de configuración.
Puede consultarse información detallada en:
https://datexbio.com/politica-de-cookies/
7. Tratamiento automatizado e inteligencia artificial
Algunos servicios de Datexbio utilizan inteligencia artificial y sistemas automatizados para analizar documentos o información y generar informes, resultados u observaciones.
Este tratamiento se realiza para ejecutar el servicio solicitado. Los resultados se refieren al documento o proyecto analizado y no se utilizan para evaluar personalmente a la persona usuaria.
Datexbio no adopta decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre las personas o que les afecten significativamente de un modo similar.
Los informes automatizados no implican que Laura Muñoz Ortiz ni otra persona del equipo haya revisado personalmente el documento, salvo que se haya contratado expresamente una revisión profesional humana.
El personal autorizado de Datexbio podrá acceder a la información cuando sea estrictamente necesario para resolver una incidencia, prestar soporte, comprobar la seguridad o verificar el correcto funcionamiento del servicio. Este acceso no convierte el informe automatizado en una revisión profesional humana.
Datexbio no utiliza los protocolos, documentos, preguntas de investigación ni informes de sus clientes para entrenar modelos de inteligencia artificial propios o de terceros.
Podrán utilizarse métricas técnicas agregadas o anonimizadas para conocer el funcionamiento general del servicio, siempre que no permitan identificar a las personas usuarias ni reconstruir sus documentos.
8. Documentos y datos de pacientes o participantes
Los asistentes digitales de Datexbio no están diseñados para recibir bases de datos con información individual de participantes, historias clínicas ni documentación que permita identificar a pacientes o participantes, salvo que las condiciones de un servicio indiquen expresamente lo contrario y se hayan habilitado las garantías correspondientes.
La persona usuaria no deberá incluir:
- Nombres o apellidos de pacientes o participantes.
- Números de historia clínica.
- DNI, pasaporte o documentos equivalentes.
- Direcciones, teléfonos o correos electrónicos personales.
- Fechas completas u otros datos que permitan identificar directamente a una persona.
- Códigos que permitan reidentificar fácilmente a los participantes.
- Historias clínicas, informes asistenciales o bases de datos individuales.
- Cualquier dato personal que no sea necesario para utilizar el asistente.
Antes de subir un documento, la persona usuaria deberá revisarlo y eliminar o anonimizar los datos identificativos de pacientes o participantes.
Los nombres profesionales de investigadores, promotores, autores, colaboradores o centros podrán ser tratados cuando formen parte del documento y resulten necesarios para prestar el servicio.
Si Datexbio detecta información personal sensible o identificativa que no sea necesaria, podrá interrumpir el procesamiento, eliminar el archivo y solicitar una nueva versión correctamente anonimizada.
Estas limitaciones no se aplican automáticamente a los servicios profesionales personalizados en los que Datexbio actúe como encargada del tratamiento y exista un contrato específico que regule el acceso a datos de investigación.
9. Destinatarios y proveedores
Datexbio no vende ni alquila los datos personales.
Los datos podrán ser tratados por proveedores que prestan servicios necesarios para el funcionamiento de la actividad, entre ellos:
- Proveedores de alojamiento web, infraestructura tecnológica, almacenamiento y seguridad.
- Proveedores de inteligencia artificial y procesamiento automatizado.
- Proveedores de correo electrónico y comunicaciones transaccionales.
- Plataformas de marketing y gestión de newsletters, como ActiveCampaign.
- Plataformas de pago, como Stripe.
- Plataformas de reserva de reuniones, como YouCanBookMe, y los servicios de calendario o videoconferencia vinculados.
- Proveedores de analítica web, como Google, cuando se hayan aceptado las cookies correspondientes.
- Proveedores de soporte técnico, mantenimiento y desarrollo.
- Asesorías contables, fiscales, jurídicas y administrativas.
- Entidades bancarias y proveedores de servicios de pago.
- Administraciones públicas, juzgados y autoridades cuando exista una obligación legal.
Estos proveedores solo podrán acceder a los datos necesarios para prestar sus servicios y deberán tratarlos conforme a sus contratos y a la normativa aplicable.
En los asistentes alojados mediante ChatGPT Sites o que utilicen servicios de inteligencia artificial de OpenAI, OpenAI Ireland Limited podrá tratar los datos como encargada del tratamiento para alojar, mantener y ejecutar el servicio siguiendo las instrucciones de Datexbio.
Datexbio configura y utiliza estos servicios empresariales de manera que los datos procesados no se empleen por defecto para entrenar los modelos de OpenAI.
Algunos proveedores, como las plataformas de pago, redes sociales o servicios de comunicación, también pueden actuar como responsables independientes respecto de determinados datos necesarios para cumplir sus propias obligaciones legales, prevenir el fraude o gestionar sus plataformas.
10. Transferencias internacionales
Algunos proveedores tecnológicos pueden estar establecidos fuera del Espacio Económico Europeo o utilizar subencargados situados en terceros países.
Cuando se produzcan transferencias internacionales de datos, se utilizará alguno de los mecanismos reconocidos por el Reglamento General de Protección de Datos, como:
- Una decisión de adecuación de la Comisión Europea.
- El Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., cuando sea aplicable.
- Las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.
- Otras garantías válidas reconocidas legalmente.
Puede solicitarse información adicional sobre las garantías aplicadas escribiendo a estadistica@datexbio.com.
11. Conservación y bloqueo
Una vez finalizada la finalidad correspondiente, los datos se eliminarán o se conservarán debidamente bloqueados cuando resulte necesario para:
- Atender responsabilidades legales.
- Cumplir obligaciones fiscales, contables o mercantiles.
- Resolver reclamaciones.
- Demostrar la contratación, el consentimiento o la prestación del servicio.
- Colaborar con autoridades competentes.
Durante el bloqueo, los datos no se utilizarán para otras finalidades y solo estarán disponibles cuando sean necesarios para atender dichas responsabilidades.
12. Seguridad y confidencialidad
Datexbio adopta medidas técnicas y organizativas razonables y proporcionadas para proteger los datos personales frente a la destrucción, pérdida, alteración, acceso, uso o comunicación no autorizados.
Estas medidas incluyen, según corresponda:
- Control y limitación de accesos.
- Uso de comunicaciones cifradas.
- Gestión segura de credenciales.
- Actualización y mantenimiento de los sistemas.
- Selección de proveedores con garantías adecuadas.
- Procedimientos de eliminación y conservación.
- Compromisos de confidencialidad.
No obstante, ningún sistema conectado a internet puede garantizar una seguridad absoluta. En caso de producirse una violación de seguridad de los datos personales, Datexbio actuará conforme a las obligaciones establecidas en la normativa aplicable.
13. Derechos de las personas interesadas
La persona interesada puede ejercer los siguientes derechos:
- Acceso: conocer qué datos trata Datexbio y obtener una copia.
- Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
- Supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios.
- Oposición: oponerse a determinados tratamientos basados en el interés legítimo.
- Limitación: solicitar que se restrinja temporalmente el tratamiento en los casos previstos legalmente.
- Portabilidad: recibir determinados datos en un formato estructurado y transmitirlos a otro responsable.
- Retirada del consentimiento: retirar en cualquier momento un consentimiento previamente otorgado.
- No ser objeto de decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos o significativamente similares.
Para ejercer estos derechos puede enviar una solicitud a:
También puede enviarla por correo postal a:
Datexbio, S.L.
Carrer Llacuna 22, 4ª planta, despacho nº 1
08005 Barcelona, España
La solicitud deberá indicar qué derecho desea ejercer y facilitar información suficiente para comprobar la identidad de la persona solicitante. Datexbio solo solicitará documentación identificativa adicional cuando sea razonablemente necesaria.
La persona interesada también tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos:
14. Exactitud de los datos
La persona usuaria garantiza que los datos facilitados son correctos y se compromete a comunicar cualquier modificación relevante.
Datexbio no será responsable de los perjuicios derivados de la aportación de datos falsos, incompletos o desactualizados.
15. Personas menores de edad
La web y los servicios de Datexbio están dirigidos a personas adultas, profesionales, investigadores y organizaciones.
Datexbio no recopila deliberadamente datos de menores de edad mediante sus servicios digitales. Si se detecta que una persona menor ha proporcionado datos sin la autorización necesaria, se adoptarán medidas para eliminarlos.
16. Enlaces y plataformas externas
La web puede incluir enlaces a páginas, redes sociales o plataformas externas. El tratamiento realizado directamente por estas entidades se rige por sus propias políticas de privacidad.
Datexbio recomienda revisar dichas políticas antes de proporcionar datos personales mediante servicios de terceros.
17. Modificaciones de esta política
Datexbio podrá actualizar esta Política de privacidad para adaptarla a cambios normativos, técnicos, organizativos o relacionados con sus servicios.
Cuando los cambios sean relevantes, se informará mediante la web o por otro medio adecuado.
La versión vigente será la publicada en esta página, identificada mediante su fecha de actualización.
18. Contacto
Para cualquier consulta relacionada con esta Política de privacidad o con el tratamiento de datos personales puede contactar con Datexbio mediante:
- Correo electrónico: estadistica@datexbio.com
- Teléfono: +34 677 64 89 79
- Dirección: Carrer Llacuna 22, 4ª planta, despacho nº 1, 08005 Barcelona, España
